Onderwijsinstellingen leveren de jaarcijfers jaarlijks vóór 1 juli aan bij DUO, via het XBRL Onderwijsportaal (opent in een nieuw tabblad), in XBRL op basis van de OCW-taxonomie. Daarnaast publiceert de instelling een jaarverslag: het bestuursverslag met continuïteitsparagraaf, plus de jaarrekening met WNT-verantwoording. Datzelfde verslag gaat als pdf naar DUO, samen met de controleverklaring. Dezelfde cijfers verschijnen dus in meerdere vormen, en die vormen moeten exact op elkaar aansluiten. Daar komt een nieuw formaat bij: over verslagjaar 2027 wordt Inline XBRL verplicht. Dit artikel zet op een rij wat er aangeleverd moet worden, hoe het jaarritme loopt, en wat de pilot van CVO en DUO leert over een gestructureerdere aanpak.
Wat er aangeleverd en gepubliceerd moet worden
Jaarcijfers aan DUO. De gegevens uit de jaarrekening gaan als XBRL-bestand naar DUO, via het XBRL Onderwijsportaal, met eHerkenning als inlogmiddel. Over verslagjaar 2025 geldt de taxonomieversie NT20 OCW 20260218; DUO publiceert die per sector. De structuur en definities liggen vast in de OCW-taxonomie, een uitbreiding op de Nederlandse Taxonomie die elk jaar een nieuwe versie krijgt (voor verslagjaar 2025 is dat NT20 OCW). Elk cijfer heeft daarin een vaste plek en betekenis, zodat DUO de gegevens van alle instellingen machinaal kan verwerken en vergelijken.
OCW Beleidsinformatie. Besturen in het primair, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs leveren via hetzelfde portaal een tweede XBRL-rapport aan: OCW Beleidsinformatie. Voor het hoger onderwijs geldt die verplichting niet.
Bestuursverslag met continuïteitsparagraaf. Naast de terugblik op het verslagjaar bevat het bestuursverslag een verplichte vooruitblik: de continuïteitsparagraaf.
WNT-verantwoording. De verantwoording volgens de Wet normering topinkomens (opent in een nieuw tabblad) is onderdeel van de jaarrekening.
Controleverklaring. De controleverklaring hoort bij de aanlevering, en waar de accountant er een afgeeft ook het verslag van bevindingen. Die stukken gaan als pdf via Mijn DUO, niet via het XBRL Onderwijsportaal.
Het jaarverslag: publiceren én aanleveren. Bestuursverslag en jaarrekening vormen samen het jaarverslag. De instelling publiceert dat in de eigen huisstijl, voor druk en voor online gebruik, en houdt het daarna ten minste zeven jaar beschikbaar. Hetzelfde verslag gaat ook als pdf naar DUO, uiterlijk 30 juni.
Het ritme: elk jaar vóór 1 juli
De deadline van 1 juli valt elk jaar op hetzelfde moment: ná de accountantscontrole en de interne vaststelling. De laatste weken vóór de aanlevering zijn daardoor de drukste, en juist dan komen de laatste correcties binnen. Elke wijziging moet op dat moment op drie plekken tegelijk landen: in de jaarrekening, in het gepubliceerde jaarverslag en in de XBRL-aanlevering. Instellingen die die drie los van elkaar bijhouden, lopen aan het eind alles handmatig na.
Wat er aan werk verdwijnt, en wat blijft
Een jaarverslag maken blijft werk. Het bestuursverslag schrijft zichzelf niet, de continuïteitsparagraaf vraagt om echte analyse, en de review door bestuur en accountant hoort erbij. Geen software neemt dat over.
Wat wél weg kan, is het handwerk aan de data. Hetzelfde cijfer wordt nu drie keer ingevoerd (in de jaarrekening, in de WNT-tabel en in het XBRL-bestand) en bij elke late wijziging drie keer opnieuw gecontroleerd. Komen al die vormen uit één gestructureerde bron, dan landt een correctie overal tegelijk en vervalt dat nakijkwerk. De winst zit in consistentie van data, niet in minder denkwerk.
De pilot: het jaarverslag van CVO in Inline XBRL, samen met DUO
Vereniging CVO Rotterdam e.o., een schoolbestuur voor christelijk voortgezet onderwijs met zes scholengroepen in Rotterdam en omgeving, produceerde het jaarverslag over 2024 in Inline XBRL op basis van de OCW-taxonomie, met ondersteuning van het eigen shared service center. Eén document dus, dat zowel voor mensen leesbaar is als machinaal verwerkbaar. Op 1 juli 2025 publiceerde CVO dat verslag openbaar en kondigde het bestuur dat zelf aan op de eigen site (opent in een nieuw tabblad), als een van de eerste onderwijsbesturen met een openbaar jaarverslag in dit formaat.
Daarmee liep CVO vooruit op het tijdpad dat DUO inmiddels voor ogen heeft. Dat DUO deze richting op wil, is publiek: SBR Vernieuwing en DUO hebben in een afgerond experiment (opent in een nieuw tabblad) aangetoond dat een bestuursverslag eenvoudig in iXBRL is op te stellen. Over verslagjaar 2025 loopt een proefjaar, dat op 1 september 2026 begint (verschoven van 1 juli). 2027 is een overgangsjaar en over verslagjaar 2027 is Inline XBRL verplicht, bij de aanlevering in 2028.
Aan de pilot zaten niet alleen de aanleverende partij (CVO) en de accountant, maar ook DUO als ontvangende partij. CVO was daarmee een van de eerste besturen die deelnam aan Samen Verantwoorden, het programma waarin DUO en OCW de verantwoordingsketen samen met besturen en accountants inrichten. Aanleverkant en ontvangstkant keken samen naar hetzelfde proces.
Drie uitkomsten uit de pilot:
- Het ontwerp bleef staan. Het communicatieteam herbouwde het bestaande InDesign-ontwerp in Taxxor Disclosure Manager, zodat het verslag er in Inline XBRL net zo uitziet als voorheen.
- Het proces staat klaar voor volgende jaren. Het controlteam zag de inrichting na afloop vrijwel klaarstaan voor de volgende jaarcyclus, met communicatie-, financiële en controlteams die in hetzelfde document werken.
- De OCW-taxonomie is bewezen in productie. De pilot heeft de taxonomie in een volledige jaarcyclus getoetst en die is in elke Taxxor-omgeving te activeren.
Zo doet Taxxor dit
In Taxxor DM komen de jaarrekening, de WNT-verantwoording en de XBRL-aanlevering aan DUO uit dezelfde gestructureerde brondata. Een gewijzigd cijfer klopt daardoor in het verslag, in de verantwoording én in de aanlevering, ook vlak voor de deadline van 1 juli. De OCW-taxonomie is in elke Taxxor-omgeving te activeren, het XBRL-bestand wordt vóór de upload naar het Onderwijsportaal gevalideerd, en de accountant ziet via de data lineage waar elk cijfer vandaan komt. Het jaarverslag zelf rolt uit dezelfde bron: in huisstijl, drukklaar, als online pdf en waar nodig als Inline XBRL, zodat het proefjaar geen apart traject wordt.
Meer over de aanpak voor onderwijsinstellingen staat op de onderwijspagina, of vraag een demo aan met de OCW-taxonomie.