Rapportagesoftware alleen krijgt een jaarrekening niet bij de KvK. Er is ook een digitaal certificaat nodig om de aanlevering te versturen. De KvK zegt het onomwonden: naast de software is een certificaat van PKIoverheid nodig om de jaarrekening te kunnen verzenden (opent in een nieuw tabblad). Het is het onderdeel dat teams die voor het eerst digitaal deponeren het vaakst overslaat, omdat het buiten de rapportagesoftware valt en een eigen aanvraagtraject heeft.
Wie een certificaat nodig heeft
De eis geldt voor rechtspersonen in bedrijfsklasse middelgroot en groot. Micro en klein deponeren via SBR zonder eigen certificaat. Wie nog moet vaststellen in welke klasse de rechtspersoon valt, vindt de criteria in jaarrekening deponeren bij de KvK: de eerste verplichte filings.
Welk certificaat het precies is
Voor de verbinding met Digipoort, het kanaal waarlangs SBR-aanleveringen lopen, is een PKIoverheid-servicescertificaat nodig van het hoogste betrouwbaarheidsniveau (opent in een nieuw tabblad). Het certificaat identificeert het verzendende systeem, niet een persoon. Het is dus geen eHerkenning-middel en geen persoonlijke ondertekening, en het is niet uitwisselbaar met de certificaten die voor andere overheidsdiensten in gebruik zijn.
Een servicescertificaat is drie jaar geldig en moet daarna opnieuw worden aangevraagd. Een verlopen certificaat blokkeert de aanlevering, ook midden in een verslagcyclus.
Waar het wordt aangevraagd
PKIoverheid-certificaten worden niet door Logius zelf uitgegeven. Dat doen erkende vertrouwensdienstverleners; de actuele lijst staat bij Logius onder het aanvragen van een PKIoverheidcertificaat (opent in een nieuw tabblad).
De kosten liggen bij de deponerende partij. De KvK noemt zowel het softwarepakket als het certificaat als eigen kostenpost en verwijst voor de praktische kant naar de softwareleverancier.
Twee routes naar een geldige aanlevering
Eigen certificaat. De rechtspersoon vraagt zelf een servicescertificaat aan en de rapportagesoftware verstuurt daarmee. Dit is de route die past bij organisaties die de aanlevering volledig in eigen hand willen houden, en bij groepen die om andere redenen al een certificaat beheren.
Aanlevering via de leverancier. De deponering loopt via het certificaat van de partij die de software levert. De rechtspersoon vraagt dan zelf niets aan. Dit haalt een aanvraagtraject uit de planning, wat meetelt wanneer de eerste verplichte deponering al in dezelfde cyclus valt.
Welke route past, hangt af van het aantal entiteiten dat deponeert en van wat er al aanwezig is. Een organisatie die al via SBR aangiftes verstuurt, beschikt mogelijk al over een geschikt certificaat. Dat is het eerste om te controleren, vóór er een nieuwe aanvraag start.
Wat nu te doen
- Stel vast in welke bedrijfsklasse de rechtspersoon valt en of de certificaateis daarmee van toepassing is.
- Controleer of er al een PKIoverheid-servicescertificaat binnen de organisatie in gebruik is, en tot wanneer het geldig is.
- Kies een route voordat de verslagcyclus begint, niet tijdens de afrondingsweken.
- Zet de einddatum van het certificaat in de agenda van de verslagcyclus, niet alleen in die van de beheerder.
Zo doet Taxxor dit
Taxxor ondersteunt beide routes. Klanten die zelf een servicescertificaat beheren, verzenden daarmee vanuit Taxxor Disclosure Manager naar Digipoort. Klanten die dat niet willen inrichten, laten de aanlevering via het certificaat van Taxxor lopen. Welke route het wordt, is een keuze bij de inrichting en geen eigenschap van het platform. De aanlevering zelf verlaat het platform in beide gevallen als gevalideerd pakket, getoetst tegen de taxonomie die van toepassing is. Welk formaat daarbij hoort en wanneer, staat in XBRL, iXBRL of SBR Report Package: wat kies je wanneer?.