Vanaf boekjaar 2025 deponeren grote rechtspersonen hun jaarrapportage digitaal bij de KvK. De aanlevering gaat via SBR, in iXBRL of XBRL. Een pdf mailen of papier opsturen is voor deze groep verleden tijd. Klein en middelgroot deponeren al jaren zo; groot was de laatste bedrijfsklasse die nog mocht kiezen. Nu de eerste verplichte deponeringen plaatsvinden, worden de vragen concreet: wie eronder valt, welk formaat verplicht is, wat het betekent voor de accountantscontrole en welke deadlines gelden.
Wie moet digitaal deponeren
De verplichting geldt voor rechtspersonen in bedrijfsklasse groot. Een rechtspersoon is groot wanneer die op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van deze drie criteria voldoet:
- balanstotaal meer dan € 25 miljoen;
- netto-omzet meer dan € 50 miljoen;
- gemiddeld 250 of meer werknemers.
Dit zijn de verhoogde groottecriteria uit Gedelegeerde Richtlijn (EU) 2023/2775, in Nederland geïmplementeerd bij Stb. 2024, 52 en van toepassing vanaf boekjaar 2024.
Twee situaties luisteren nauw:
- Dochters onder de groepsvrijstelling van artikel 2:403 BW (opent in een nieuw tabblad) deponeren geen eigen jaarrekening; het groepshoofd deponeert de geconsolideerde jaarrekening. De vrijstelling geldt alleen zolang aan de voorwaarden is voldaan, waaronder de aansprakelijkheidsverklaring van het groepshoofd en de jaarlijkse instemming van de aandeelhouders, gedeponeerd bij het handelsregister. Wie wat deponeert verschilt dus per groepsstructuur, en de stukken moeten onderling kloppen. De verplichting reikt bovendien verder dan de eigen bedrijfsklasse: middelgrote dochterondernemingen van een grote rechtspersoon of van een uitgevende instelling vallen er ook onder.
- Beursgenoteerde ondernemingen (uitgevende instellingen in de zin van de Wft) doen zelf geen SBR-deponering bij de KvK. Zij leveren het jaarlijkse financiële verslag in ESEF aan bij de AFM, die het verslag doorstuurt naar het handelsregister (artikel 2:394 lid 8 BW). Dat is een ander regime, met een eigen taxonomie en eigen regels.
Wat er precies verandert
De digitaliseringsplicht zelf is niet nieuw. Alleen de laatste groep is nu aan de beurt: klein deponeert digitaal sinds boekjaar 2016, middelgroot sinds boekjaar 2017, groot vanaf boekjaar 2025.
Gedeponeerd wordt de hele jaarrapportage: de jaarrekening, het bestuursverslag en de overige gegevens waaronder de accountantsverklaring, alle in hetzelfde formaat en in één aanlevering. De KvK stelt dat laatste expliciet: de accountantsverklaring moet in hetzelfde formaat worden gedeponeerd als de jaarrekening (opent in een nieuw tabblad).
SBR is de aanlevermethode, niet een bestandsformaat. SBR (Standard Business Reporting) is de Nederlandse standaard voor digitale verantwoording, gebouwd op XBRL en de Nederlandse Taxonomie (NT). Binnen SBR bestaan twee formaten: XBRL en iXBRL. “Deponeren via SBR of in iXBRL” is dus een categoriefout: het is deponeren via SBR, in XBRL of iXBRL.
Versturen kan met SBR-software via Digipoort of via het KvK-portaal Zelf Deponeren; dat portaal neemt een iXBRL-aanlevering aan, een XBRL-instance niet.
In de praktijk wordt de jaarrapportage daarmee gestructureerde data die de KvK valideert. Detailed tagging geldt voor de jaarrekening: de posten krijgen een element uit de taxonomie waartegen wordt gerapporteerd. Voor de toelichting, het bestuursverslag en de overige gegevens is de block tagging voorlopig vrijgesteld; die wordt verplicht een jaar nadat ESMA (opent in een nieuw tabblad)’s herziene aanpak voor block tagging onder ESEF vaststaat. De tags komen ook niet allemaal uit de Nederlandse Taxonomie: bij een iXBRL-aanlevering is een extensietaxonomie verplicht, en wie op EU-IFRS rapporteert tagt tegen de IFRS-/ESEF-taxonomie. Wat vroeger een opgemaakt document was dat iemand vlak voor het opsturen nog kon aanpassen, is nu een gegevensbestand dat technisch én inhoudelijk moet kloppen.
XBRL of iXBRL: wat het formaat bepaalt
Het formaat volgt uit de jaarrekening zelf en is geen strategische keuze. Een XBRL-instance kan alleen worden gedeponeerd wanneer een vooraf gedefinieerd entrypoint in de Nederlandse Taxonomie op de jaarrekening past. Past zo’n entrypoint niet, dan is iXBRL verplicht, aangeleverd als SBR Report Package.
iXBRL is onder meer verplicht wanneer:
- de jaarrekening is opgesteld op basis van EU-IFRS, ook wanneer de geconsolideerde jaarrekening IFRS volgt en de enkelvoudige jaarrekening Titel 9;
- de jaarrekening een ander stelsel volgt dan Titel 9 of EU-IFRS;
- een Titel 9-jaarrekening eigen toelichtingen bevat of een afwijkende presentatie kent;
- geen enkel vooraf gedefinieerd entrypoint past;
- er een duurzaamheidsrapportage wordt meegedeponeerd.
Het verschil tussen de formaten zit in wat het gedeponeerde stuk is:
- XBRL is puur machineleesbaar: gestructureerde data zonder opmaak. Het gedeponeerde bestand en het vormgegeven jaarverslag blijven twee uitvoeringen van dezelfde cijfers, met het consistentierisico dat daarbij hoort.
- iXBRL (Inline XBRL) is één document dat mens én machine lezen: het vormgegeven verslag met de tags erin verweven, en daarmee hetzelfde document dat bestuur, commissarissen en stakeholders lezen.
De rol van de accountant
Grote rechtspersonen zijn controleplichtig, en de accountantsverklaring hoort bij de gedeponeerde stukken. Voor de aanlevering als SBR Report Package beschrijft NBA Alert 50 (opent in een nieuw tabblad) (juni 2025) wat dat van de accountant vraagt. De Alert gaat alleen over die route; op een XBRL-instance is ze niet van toepassing.
Twee dingen staan daarin centraal. De accountant geeft schriftelijk toestemming voordat de controleverklaring in het report package mag worden opgenomen. Voordat die toestemming er is, stelt de accountant vast dat het voor mensen leesbare XHTML-document overeenkomt met de gecontroleerde jaarrekening en dat de machineleesbare markeringen geen materiële inconsistenties bevatten.
De tagging zelf brengt de Alert niet onder de wettelijke controle: het markeren van de gegevens valt buiten de controleopdracht en de controleverklaring vermeldt dat expliciet. Voor wie zekerheid over de tagging wil, is het antwoord een aparte, vrijwillige assurance-opdracht volgens Standaard 3950N.
In de praktijk betekent dat:
- Spreek vroeg in het traject af welke versie de accountant beoordeelt en hoe die zich verhoudt tot het bestand dat naar de KvK gaat. Tagging is geen cosmetische stap ná de controle.
- Elke wijziging na afgifte van de verklaring, ook “alleen even een cijfer”, raakt de vastgestelde overeenstemming en daarmee de gegeven toestemming. Het document gaat dan opnieuw langs de accountant.
- Hoe reconstrueerbaarder het proces (welk broncijfer, welke tag, wat is er sinds de vorige review veranderd), hoe soepeler die afstemming verloopt.
- De verklaring zelf moet in het aanleverformaat worden geproduceerd, niet als losse pdf worden bijgevoegd. Dat is de eis uit de vorige paragraaf, en die geldt voor de verklaring net zo hard als voor de jaarrekening.
Teams die het jaarverslag in Word opmaken en de deponering apart laten converteren, ontdekken dit meestal in de laatste week: twee documentstromen die aantoonbaar gelijk moeten zijn, zonder mechanisme dat dat afdwingt.
De tijdlijn voor boekjaar 2025
Aan de deponeringstermijnen zelf verandert niets, alleen aan het format. De hoofdlijn voor een kalenderboekjaar 2025:
- Opmaken door het bestuur binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar bij een bv of nv; de algemene vergadering kan die termijn met maximaal vijf maanden verlengen. Voor een vereniging of stichting die onder titel 9 valt is de opmaaktermijn zes maanden, met een verlenging van ten hoogste vier maanden wegens bijzondere omstandigheden (artikel 2:49 en 2:300 BW).
- Vaststellen door de algemene vergadering. Bij een vereniging of stichting gebeurt dat uiterlijk een maand na afloop van de opmaaktermijn.
- Deponeren binnen acht dagen na vaststelling, en hoe dan ook uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Voor boekjaar 2025 is de uiterste datum dus 31 december 2026.
Woningcorporaties hebben een eigen, strakkere termijn. Artikel 35 lid 3 Woningwet schrijft voor dat de jaarrekening binnen zes maanden na afloop van het boekjaar wordt vastgesteld, bij een stichting door de raad van commissarissen en bij een vereniging door de algemene vergadering. Een verlenging kent dat artikel niet.
Let op de bekende bv-nuance uit artikel 2:210 lid 5 BW: zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan geldt ondertekening van de jaarrekening meteen als vaststelling, tenzij de statuten anders bepalen. Voorwaarde is dat alle vergadergerechtigden van de opgemaakte jaarrekening kennis hebben kunnen nemen en met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd. Is dat het geval, dan gaat de achtdagentermijn direct lopen en wordt de uiterste deponeringsdatum de opmaaktermijn plus acht dagen.
Eén verzachting zit in de regels zelf: de tijdelijke vrijstelling voor block tagging houdt het tagwerk in deze eerste ronde bij de jaarrekening, niet bij het hele verslag.
Plan de aanlevering in deze eerste digitale ronde niet als sluitstuk. Het format is nu onderdeel van de productie van de jaarrapportage, niet iets dat er na de bestuursgoedkeuring nog even bij komt. Reserveer tijd voor de tagging, de validatie tegen de geldende taxonomie en de afstemming met de accountant, vóór de vaststellingsvergadering en niet erna.
Zo doet Taxxor dit
Taxxor Disclosure Manager produceert de KvK-aanlevering en het vormgegeven jaarverslag uit dezelfde gestructureerde bron: de iXBRL-aanlevering, de drukklare pdf en de pdf voor online publicatie kunnen daardoor niet uit elkaar lopen. Validatie gebeurt tegen de taxonomie die van toepassing is, inclusief de extensietaxonomie die een iXBRL-aanlevering vereist. Met volledige data lineage en een Auditor View ziet de accountant waar elk cijfer vandaan komt en wat er sinds de vorige review is veranderd. Dat is precies de aantoonbaarheid waar de digitale deponering om vraagt. Taxxor staat op de lijst Aanbieders KvK Groot van XBRL Nederland (opent in een nieuw tabblad).
Meer over de aanpak voor grote rechtspersonen: jaarrekening deponeren bij de KvK — bedrijfsklasse groot.